Wat is het verwerkingsregister precies?

Persoonsgegevens en het verwerkingsregister gaan hand in hand. Voor we dieper ingaan op het verwerkingsregister zelf, is het daarom belangrijk om precies te weten wat we nou eigenlijk onder deze gegevens verstaan. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die je verzamelt, verwerkt of opslaat van klanten, personeel of samenwerkingspartners. Vaak zal dit gaan om namen, mailadressen, telefoonnummers en eventueel woonadressen, maar het kan ook gaan om geboortedatums en medische gegevens. Wanneer je deze gegevens verzamelt, opslaat, gebruikt of verspreidt dan noemen we dit het verwerken van persoonsgegevens.

Omdat het belangrijk is om als ondernemer secuur en transparant om te gaan met de persoonsgegevens van je klanten, is hier het verwerkingsregister voor in het leven geroepen. In het verwerkingsregister leg je namelijk alles vast betreffende deze persoonsgegevens. Om welke gegevens gaat het en hoe gaan jullie om met de veiligheid van deze gegevens?

Zeker niet overbodig!

Misschien klinkt het een klein beetje overbodig, maar het verwerkingsregister is er niet voor niets. Als ondernemer heb je namelijk een verantwoordingsplicht. Dit staat vastgelegd in de wet Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat je als ondernemer moet kunnen aantonen dat je je aan de privacywet houdt en dat je op een correcte manier met de persoonsgegevens omgaat binnen de onderneming. Buiten het feit dat het een stuk vertrouwen geeft aan de betrokken partijen dat er goed met hun persoonsgegevens wordt omgegaan, zorgt dit er ook voor dat jij straks geen vervelende boete op de deurmat vindt.

Is het verplicht voor mij?

Iedere ondernemer heeft verantwoordingsplicht en iedere ondernemer moet zich aan de AVG wet houden. Toch is het verwerkingsregister dan weer niet voor iedereen verplicht. Wanneer jij een onderneming hebt met 250 of meer werknemers, dan is het altijd verplicht om een verwerkingsregister te hebben. Wanneer je een onderneming hebt met minder dan 250 werknemers dan is het in sommige gevallen nodig om een verwerkingsregister te hebben. Namelijk wanneer jij op regelmatige basis gegevens verwerkt, wanneer je te maken hebt met bijzondere persoonsgegevens (zoals medische gegevens of over politieke voorkeuren) en als laatste wanneer je met persoonsgegevens te maken hebt waarbij de betrokken partijen een hoog risico lopen wanneer er iets met de gegevens gebeurt. Daarnaast is het goed om te beseffen dat zowel de verwerker, als de verwerkingsverantwoordelijke verplicht zijn om een verwerkingsregister bij te houden. Een verwerker verwerkt de gegevens in opdracht van een andere organisatie en een verwerkingsverantwoordelijke geeft de opdracht om bepaalde gegevens te verwerken en bepaalt hoe dit moet gebeuren.

De inhoud van het register

In het verwerkingsregister staan dus onder andere alle persoonsgegevens die je verwerkt als onderneming. Toch is dit nog maar het topje van de ijsberg en staat er daadwerkelijk nog veel meer in een register. Om het overzichtelijk te houden hebben we hetgeen wat niet mag ontbreken in jouw verwerkingsregister in een tabel gezet.

Onderdeel	Uitleg
Contactgegevens onderneming	Het is belangrijk om de contactgegevens van jullie eigen onderneming in het register op te nemen. Wat is jullie adres en wat voor soort bedrijf zijn jullie?
Contactgegevens betrokken ondernemingen	Zijn er ondernemingen waarmee je samen de persoonsgegevens verwerkt? Is er bijvoorbeeld een verwerker of verwerkingsverantwoordelijke waarmee je samenwerkt? Neem dan ook de contactgegevens van deze organisaties in het verwerkingsregister op.
Het soort gegevens	In een verwerkingsregister moet je omschrijven wat voor soort persoonsgegevens je verwerkt en van wie je deze persoonsgegevens verwerkt.
Het doel	Ook het doel van het verwerken moet beschreven staan in het register. Waarom is het voor jullie onderneming zo belangrijk dat deze persoonsgegevens verwerkt worden?
Tot wanneer heb je de gegevens?	Het is belangrijk om te beschrijven in het verwerkingsregister tot wanneer je de gegevens bewaart en wanneer de gegevens gewist worden.
Het delen van de gegevens	Soms kan het zo zijn dat je als bedrijf de persoonsgegevens deelt met andere organisaties. Bijvoorbeeld wanneer jij een webshop hebt, maar de bezorging door een extern bedrijf laat regelen. Ook hier moet je altijd transparant over zijn in het verwerkingsregister.
De beveiliging van de gegevens	Een van de belangrijkste onderdelen van het register is de omschrijving hoe jullie de persoonsgegevens die je verwerkt beveiligt. Ook moet er omschreven worden wie er in jullie onderneming op toeziet dat dit ook daadwerkelijk gebeurt.

Firm24 helpt je verder!

Weet jij niet zeker of het verwerkingsregister voor jou verplicht is? Of weet je niet hoe je het precies moet aanpakken om er een op te stellen? Dat is helemaal niet zo gek. Er komt namelijk best wel wat kijken bij het opstellen van een verwerkingsregister. Daarom is het slim om hulp in te schakelen van de specialisten van Firm24. Bij ons kan je terecht voor een telefonisch adviesgesprek met een jurist. Zo kan je 30 minuten lang al je vragen stellen en krijg je een voorstel voor een vervolgopdracht voor het opstellen van een verwerkingsregister. Het is ook mogelijk om het gehele verwerkingsregister op te laten stellen door een van onze juristen. Via deze link plan je snel, makkelijk en voor een scherpe prijs een gesprek in en weet je zeker dat je straks aan de AVG wet voldoet!

Kom je er niet helemaal uit? Wij staan voor je klaar.