Hoe zet je een zorgvuldigheidsstelsel op dat wél werkt?

Heb ik eigenlijk een zorgvuldigheidsstelsel nodig?

Of jij een zorgvuldigheidsstelsel nodig hebt, hangt af van de wetgeving voor jouw producten. Werk je bijvoorbeeld met hout? Dan heb je te maken met de Europese ontbossingswet (EUDR), die voorschrijft dat jouw hout legaal en zonder schadelijke impact op bossen moet zijn verkregen. Wil je weten welke regels voor jouw sector gelden? Check dan de informatie op het Ondernemersplein. En zelfs als een zorgvuldigheidsstelsel niet verplicht is, kan het je bedrijf veel inzicht geven in de hele keten en je helpen risico’s op het gebied van mensenrechten en milieu te minimaliseren.

Een zorgvuldigheidsstelsel in zes stappen

Met een zorgvuldigheidsstelsel of ‘due diligence’-systeem zet je stappen om risico’s en negatieve invloeden op mens en milieu te verminderen. Je houdt niet alleen jezelf scherp, maar stelt ook regels en verwachtingen op voor bedrijven in je keten. Zo’n stelsel geeft je een gestructureerd overzicht van wie wat doet, en het bestaat uit zes duidelijke stappen.

Stap 1: Leg de basis

Start intern: zorg dat de organisatie op orde is. Welke taken moeten aangepast worden, wie neemt welke verantwoordelijkheid en wie trekt de kar? Voor een goed werkend zorgvuldigheidsstelsel stel je iemand aan die volledig op de hoogte is van de eisen en die daar verantwoordelijkheid voor draagt – meestal verplicht onder de ontbossingswet.

Voorbeeld: Jesse heeft een bedrijf in duurzaam textiel en koopt katoen in uit verschillende landen. Hij wijst zijn collega Noor aan als de persoon die zorgdraagt voor het zorgvuldigheidsstelsel. Noor krijgt als taak om alle inkoopprocessen te monitoren en na te gaan hoe duurzaam leveranciers werken. Jesse regelt dat Noor een uitgebreide training volgt om de zorgvuldigheidsprocessen optimaal te organiseren en risico’s tijdig te spotten.

Stap 2: Verzamel informatie

Weet waar je product vandaan komt en wie daarbij betrokken zijn. Vraag je leveranciers om details zoals de productielocatie, mogelijke tussenstations, en certificaten. Hoe meer je weet, hoe beter je de risico’s kunt inschatten.

Voorbeeld: Noor belt haar grootste katoenleverancier en vraagt om gps-coördinaten van de plantages en of er keurmerken zijn, zoals GOTS of Fairtrade. De leverancier stuurt haar de coördinaten en certificaten, en Noor checkt deze gegevens om zeker te zijn van de duurzame herkomst. Zo weet Jesse dat hij verantwoord inkoopt en dat hij alles heeft vastgelegd.

Stap 3: Schat de risico’s in

Nu je een goed beeld hebt van je productieketen, ga je risico’s inschatten. Wat zijn de pijnpunten? Kijk naar zaken als eerlijke lonen, arbeidsomstandigheden en milieuschade zoals ontbossing of watervervuiling. Maak een inschatting van de risico’s op elke locatie en in elke fase.

Voorbeeld: Noor ontdekt tijdens haar onderzoek dat een van de katoenplantages in een gebied ligt waar de regels rond waterverbruik minder streng zijn. Ze vindt dit een risico voor zowel de lokale omgeving als voor de reputatie van het bedrijf en noteert dit in de risicoanalyse. Jesse wil zijn impact op het milieu tot een minimum beperken, dus hij bespreekt met Noor welke stappen ze kunnen ondernemen.

Stap 4: Verminder negatieve invloed

Pak je lijst met risico’s erbij en bepaal wat je kunt doen om deze te beperken. Heb je twijfels over een leverancier? Schakel over naar een partij met een betrouwbare certificering of zoek andere manieren om risico’s weg te nemen.

Voorbeeld: Noor merkt dat een van de leveranciers onvoldoende garantie biedt dat hun productieproces mens- en milieuvriendelijk is. Om risico’s te verkleinen, stelt Jesse voor om over te stappen naar een alternatieve leverancier met een Fairtrade-certificaat. Dit keurmerk garandeert dat de katoen op een verantwoorde manier geproduceerd is. Zo weet Jesse dat zijn product ook echt duurzaam is.

Stap 5: Bewaar je bewijs

Een zorgvuldigheidsstelsel staat of valt met goede documentatie. Bewaar alles wat je doet als bewijs dat je de risico’s beheerst. Dit betekent rapporten, certificaten, en een administratie van trainingen voor de medewerkers die met zorgvuldigheid bezig zijn. In de EU moet je dit bewijs vaak minstens vijf jaar bewaren.

Voorbeeld: Noor houdt alles digitaal bij, van certificaten en gps-coördinaten tot rapporten over leveranciersbezoeken. Ook noteert ze de data en inhoud van trainingen die zij en andere collega’s volgen over zorgvuldigheid. Mocht er een controle komen, dan heeft ze alles direct paraat en kan Jesse aantonen dat hij aan alle regels voldoet.

Stap 6: Blijf verbeteren

Een zorgvuldigheidsstelsel is nooit af. Wetgeving verandert, nieuwe inzichten ontstaan, en er komen steeds betere manieren om te zorgen voor mens en milieu. Evalueer regelmatig en wees flexibel.

Voorbeeld: Jesse en Noor spreken af dat ze alle leveranciers om de zes maanden om updates vragen over de arbeidsomstandigheden en duurzaamheid in hun keten. Ze bekijken elk jaar of er nieuwe regels of keurmerken zijn waaraan ze kunnen voldoen. Zo blijven ze voorop lopen en blijven risico’s beheersbaar.

Tot slot

Met deze zes stappen stel je een zorgvuldigheidsstelsel op dat écht werkt. Niet alleen voldoe je aan wetgeving, maar je bouwt ook aan een bedrijf dat actief bijdraagt aan een betere wereld. Wil je na het lezen van deze blog meer weten? Bij Firm24 staan we voor je klaar! Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek. Of lees een interessante blog over het kiezen, het checken en laten registreren van jouw domeinnaam in Europa.