Salarisadministratie DGA: in enkele stappen geregeld!

Wanneer ben je een DGA?

Een directeur-grootaandeelhouder is iemand die een hoge (vaak de hoogste) bestuurlijke functie binnen een bv of nv bekleedt en daarnaast een minimaal 5% van de aandelen in datzelfde bedrijf bezit. Niet alle ondernemingen hebben een dergelijke functie, omdat het vermogen van het bedrijf daarvoor moet zijn verdeeld in aandelen. Je komt een DGA dus met name tegen in bv’s of nv’s, maar niet bij een eenmanszaak of vof.

Waarom is DGA-salarisadministratie belangrijk?

Vanwege bepaalde regels mag een directeur-grootaandeelhouder niet zomaar minder salaris ontvangen dan iemand in een vergelijkbare functie binnen het bedrijf, omdat anders ten onrechte aanspraak kan worden gemaakt op bepaalde belastingvoordelen. Daarom gelden regels voor de salarisadministratie van een DGA en is het belangrijk dat je dit goed organiseert. Toch kan dit vervelend zijn wanneer je zelf minder geld aan je bv wilt verdienen om dat weer te kunnen investeren in je bedrijf. Daarnaast zijn er jaren waarin je vooraf niet weet of je aan het eind van het jaar voldoende overhoudt voor het uitkeren van het DGA-salaris. Een handige tip is dan om in de administratie nulaangiften voor loonheffingen te doen. Dit kan je in december nog corrigeren als blijkt dat je voldoende kapitaal over hebt om (een deel van) het DGA-salaris te betalen. Daarbij kan je bij de Belastingdienst een verzoek indienen tot verlaging van dit salaris als blijkt dat de prognoses van de te maken winst het verplichte bedrag (€ 51.000,-) niet zullen dekken.

Dit zijn de onderdelen

Een salarisadministratie moet ten minste het volgende bevatten:

• loonstaten: een compleet overzicht van de verdiensten van je werknemers (een voorbeeld van de loonstaat vind je hier);
• loonstroken: de overzichten voor je werknemers die ze iedere maand ontvangen (hierop vinden ze het brutoloon, de toeslagen, de loonheffing én het nettoloon);
• jaaropgaves: aan het eind van het jaar ontvangen je werknemers een jaaropgave, met de verdiensten van het afgelopen jaar. Daarnaast bevat het een overzicht van ingehouden heffingen en premies, alsook vergoedingen waarover geen belasting is betaald (zoals reiskostenvergoedingen).

Hoe zet je de DGA-salarisadministratie op?

Een belangrijk onderdeel hiervan is het aanvragen van een loonheffingennummer voor je onderneming en zorg voor een goede financiële planning. Dit is noodzakelijk wanneer je bv werknemers in dienst heeft en een directeur-grootaandeelhouder is in fiscaal opzicht werknemer van een bv. Voor het aanvragen van zo’n loonheffingennummer vul je eenvoudig een document in op de website van de Belastingdienst, wat je vervolgens print, ondertekent en opstuurt naar de Belastingdienst. In dat document meld je je aan als werkgever, waarna de Belastingdienst je een loonheffingennummer stuurt. Voor het vastleggen van de administratie kun je vervolgens werknemers in dienst nemen (let op: als werkgever ben jij zelf verantwoordelijk voor het correct bijhouden van de administratie) of een salarisadministratieprogramma aanschaffen. Zelf de administratie bijhouden met Excel is ook een mogelijkheid, maar wel heel bewerkelijk.

Kan dat niet makkelijker?

“Als je wilt dat iets goed gebeurt, doe je het zelf” hoort men vaak zeggen. Toch is salarisadministratie een tijdrovende klus die veel tijd en aandacht vraagt en bovendien allerlei verplichtingen en regels kent. Gelukkig heeft Firm24 veel partners aan wie je je salarisadministratie volledig kunt uitbesteden. Zo weet je zeker dat de administratie klopt en kan je je volledig richten op wat je het liefst doet: ondernemen! Nieuwsgierig geworden? Vraag een vrijblijvend intakegesprek aan.