Incassoprocedure: wat te doen bij niet betalende klanten?

Alle stappen op een rij!

Stap 1: een ingebrekestelling

Stel, je hebt een grote bestelling producten geleverd en met de klant afgesproken dat er later betaald kan worden. Na het verstrijken van de termijn blijft betaling uit. Wat moet je dan precies doen om ervoor te zorgen dat er betaald wordt? Voordat je een incassobureau op iemand afstuurt is het verstandig een laatste mogelijkheid tot betaling te bieden. De relatie met een klant wordt er immers niet beter op, wanneer er direct een derde partij op af wordt gestuurd en een incassoprocedure wordt gestart. Er zijn geen wettelijke termijnen voor het inzetten van een incassoprocedure, maar er dient wel een ingebrekestelling aan vooraf te gaan. Door middel van een ingebrekestelling kan de klant nog één mogelijkheid tot betaling worden geboden door het stellen van een redelijk termijn. De termijn verschilt afhankelijk van of de wederpartij een particulier of een bedrijf is. Wanneer je met een niet-betalende particulier te maken hebt is de termijn in de ingebrekestelling minstens veertien dagen. Is de klant een bedrijf? Dan is de termijn slechts vijf werkdagen. Het is belangrijk in de ingebrekestelling kennis te geven van het feit dat wanneer er niet aan betaling wordt voldaan, een incassoprocedure wordt gestart. Tevens moet daarbij vermeld worden dat de kosten voor de incassoprocedure voor rekening van de klant zijn.

Stap 2: de minnelijke fase

Blijft de betaling ondanks de ingebrekestelling toch uit? Dan kan je overwegen om juridische stappen te nemen en een incassobureau in te schakelen. Hoe eerder je een incassobureau inschakelt, hoe meer kans op succes. De kosten voor het inschakelen van een incassobureau komen voor rekening van de klant. De hoogte van de kosten zijn voor ieder incassobureau hetzelfde, aangezien deze zijn vastgelegd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dat betekent dus dat incassobureaus niet kunnen concurreren op het gebied van prijzen, maar alleen op het gebied van kwaliteit. De incassoprocedure is daarom vaak hetzelfde.

In de minnelijke fase doet het incassobureau er alles aan om de klant te laten betalen. Zo kan het incassobureau de klant benaderen via telefoon, sms, e-mail, brief of door middel van een huisbezoek. Bij deze fase worden er nog geen gerechtelijke stappen ondernomen; het blijft slechts bij aanmaningen. De minnelijke fase zorgt er vaak voor dat er betaald wordt, aangezien de wederpartij toch vaak schrikt van een aanmaning door een incassobureau. Wordt er toch niet betaald? Dan treedt de gerechtelijke fase in gang.

Stap 3: de gerechtelijke fase

Wanneer de klant nog niet tot betaling is overgegaan in de minnelijke fase, kunnen juridische stappen worden ondernomen. In overleg kan het incassobureau bij deze fase ondersteuning bieden. Echter is er bij deze fase altijd tussenkomst van een gerechtsdeurwaarder. De gerechtsdeurwaarder kan de dagvaarding opstellen en uitreiken en daarnaast procedeert hij bij de rechtbank. Wanneer het vonnis van de rechtbank in het voordeel van de schuldeiser wijst, moet de klant tot betaling overgaan. Het kan zelfs dan nog voorkomen dat een klant niet tot betaling overgaat. Gelukkig kan de deurwaarder dan nog meer stappen ondernemen. Zo kan hij bijvoorbeeld beslag leggen op (on)roerende zaken of loon. Indien er dan nóg niet betaald wordt kan de deurwaarder overgaan tot executie. De in beslag genomen zaken kunnen in het openbaar worden verkocht.

Hou deze tips in gedachten

Er zijn dus een aantal stappen die je kan ondernemen wanneer een klant niet betaalt, maar er zijn ook nog wat andere tips die handig zijn om in gedachten te houden. We zetten ze hieronder voor je op een rijtje.

Controleer de factuur

Vóór een factuur geldig is, moet deze aan een aantal wettelijke vereisten voldoen. De factuur moet bijvoorbeeld het BTW-nummer en KvK-nummer van jouw onderneming bevatten. Ook moeten de verdere gegevens van jouw onderneming en die van de ontvanger op de factuur vermeld zijn. De ontvanger moet uit de factuur kunnen opmaken hoeveel en welke goederen of diensten zijn geleverd. Tenslotte dient de factuur een nummer en een betalingstermijn te bevatten. 

Vóór deze termijn verstrijkt moet de factuur betaald zijn. Is de ontvanger een consument, dan mag je de betalingstermijn zelf bepalen. Die termijn kun je bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden opnemen. Dit is anders wanneer je klanten bedrijven zijn. Dan gelden er wettelijke betalingstermijnen van uiterlijk 30 dagen. Lever je aan een groot bedrijf en betalen zij structureel niet of te laat, dan kun je hiervan (anoniem) een melding maken bij het Meldpunt Achterstallige betalingen van het ACM.

De incassokosten

Zoals we eerder al aangegeven hebben komen de incassokosten die gemaakt moeten worden in rekening voor de klant. Bij een onbetaalde of te laat betaalde factuur, mag je niet alleen incassokosten in rekening brengen, maar ook de wettelijke rente. De incassokosten bestaan uit een standaardvergoeding van minimaal € 40 en een eventuele vergoeding voor gemaakte juridische kosten of kosten voor een incassobureau. Daarnaast mag je wettelijke rente rekenen over de periode waarin niet is betaald. Voor overeenkomsten met consumenten geldt een tarief van 2% en voor bedrijven en overheidsinstanties een tarief van 8%.

Verklaar de vordering als oninbaar

Over elke factuur die je stuurt, draag je BTW af. Wordt een factuur niet betaald, dan kun je die als oninbaar verklaren. De BTW die je hebt afgedragen kun je terugvragen bij de Belastingdienst. Een factuur wordt als oninbaar beschouwd wanneer er één jaar is verstreken na de uiterste betaaldatum die met de klant is afgesproken. Is er geen betalingstermijn afgesproken, dan geldt de wettelijke termijn van dertig dagen.

Conclusie

We hopen natuurlijk dat je nooit te maken krijgt met klanten die na een aantal herinneringen nog steeds niet betalen. Gelukkig weet je nu welke stappen je moet zetten wanneer het toch zover komt. Heb je zelf alsnog problemen met een klant die niet betaalt? Dan kan Firm24 jou helpen! Zo is het mogelijk om een adviesgesprek in te plannen, een projectplan op maat te laten maken of om de volledige incassoprocedure aan te vragen. Bekijk de mogelijkheden hier!