Incasso Procedure - Welke stappen kan je ondernemen?

Ingebrekestelling, de eerste stap

Stel, je hebt een grote bestelling producten geleverd en met de debiteur afgesproken dat er later betaald kan worden. Na het verstrijken van de termijn blijft betaling uit. Wat moet je dan precies doen om ervoor te zorgen dat er betaald wordt? Voordat je een incassobureau op iemand afstuurt is het verstandig een laatste mogelijkheid tot betaling te bieden. De relatie met een klant wordt er immers niet beter op, wanneer er direct een derde partij op af wordt gestuurd en een incasso procedure wordt gestart. Er zijn geen wettelijke termijnen voor het inzetten van een incasso procedure, maar er dient wel een ingebrekestelling aan vooraf te gaan. Door middel van een ingebrekestelling kan de debiteur nog één mogelijkheid tot betaling worden geboden door het stellen van een redelijke termijn. De debiteur wordt dus schriftelijk gesommeerd de vordering tot betaling te voldoen. De termijn verschilt afhankelijk van of de wederpartij een particulier of een bedrijf is. Wanneer je met een niet-betalende particulier te maken hebt is de termijn in de ingebrekestelling minstens 14 dagen. Is de debiteur een bedrijf, dan is de termijn slechts 5 werkdagen. Het is belangrijk in de ingebrekestelling kennis te geven van het feit dat wanneer er niet aan betaling wordt voldaan, een incasso procedure wordt gestart. Tevens moet daarbij vermeld worden dat de kosten voor de incasso procedure voor rekening van de debiteur zijn.

De incasso procedure starten

Mocht het geval zich voordoen dat er na de ingebrekestelling nog steeds niet betaald wordt, is het tijd om actie te ondernemen: een incassobureau inschakelen. Het is verstandig hier niet te lang mee te wachten. Hoe eerder je een incassobureau inschakelt, hoe meer kans op succes. De kosten voor het inschakelen van een incassobureau komen, zoals eerder genoemd, voor rekening van de debiteur. De hoogte van de kosten zijn voor ieder incassobureau hetzelfde, aangezien deze zijn vastgelegd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dat betekent dus dat incassobureaus niet kunnen concurreren op het gebied van prijzen, maar alleen op het gebied van kwaliteit. De incasso procedure is dus vaak hetzelfde.

Kosten

15% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de eerste €2500 van de vordering
10% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende €2500 van de vordering
5% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende €5000 van de vordering;
1% van het bedrag van de hoofdsom van de vordering over de volgende €190.000
0.5% over het meerdere van de hoofdsom met een maximum van €6775.

Dit zijn niet de enige kosten waar de debiteur mee te maken krijgt. Er komt namelijk ook nog wettelijke rente bovenop. De wettelijke rente bedraagt, afhankelijk van of je handelt met een particulier of een bedrijf, respectievelijk 2% en 8%.

Met een incasso wordt als het ware een machtiging gegeven aan een incassobureau om geld te innen voor een ander. Het incassobureau probeert vervolgens een betalingsregeling met de debiteur overeen te komen, zodat er uiteindelijk toch betaald wordt. Het incassobureau zal allereerst beginnen met de minnelijke fase.

Minnelijke fase

In de minnelijke fase gaat het incassobureau er alles aan doen om de debiteur tot betaling te laten overgaan. Zo kan het incassobureau de debiteur benaderen via telefoon, sms, e-mail, brief of door middel van een huisbezoek. Bij deze fase worden er nog geen gerechtelijke stappen ondernomen; het blijft slechts bij aanmaningen. De minnelijke fase zorgt er vaak voor dat betaald wordt, aangezien de wederpartij toch vaak schrikt van een aanmaning door een incassobureau. Wordt er toch niet betaald? Dan treedt de gerechtelijke fase, en de daarbij behorende incasso procedure, in gang.

Gerechtelijke fase

Wanneer de debiteur nog niet tot betaling is overgegaan in de minnelijke fase, kunnen juridische stappen worden ondernomen. In overleg kan het incassobureau bij deze fase ondersteuning bieden. Echter is er bij deze fase altijd tussenkomst van een gerechtsdeurwaarder. De gerechtsdeurwaarder kan de dagvaarding opstellen en uitreiken en daarnaast procedeert hij bij de rechtbank. Wanneer het vonnis van de rechtbank in het voordeel van de schuldeiser wijst, moet de debiteur tot betaling overgaan. Het kan zelfs dan nog voorkomen dat een debiteur niet tot betaling overgaat. Gelukkig kan de deurwaarder dan nog meer stappen ondernemen. Zo kan hij bijvoorbeeld beslag leggen op (on)roerende zaken of loon. Indien er dan nóg niet betaald wordt kan de deurwaarder overgaan tot executie. De in beslag genomen zaken kunnen in het openbaar worden verkocht.

Conclusie

De allereerste stap die je moet zetten wanneer betaling uitblijft is het versturen van een ingebrekestelling met een redelijke termijn voor betaling. Wanneer daarna nog steeds betaling uitblijft kun je een incassobureau inschakelen om er meer druk achter te zetten. Lukt het dan nog steeds niet? Er kunnen zelfs gerechtelijke stappen worden ondernomen zodat je uiteindelijk écht je geld terugkrijgt. Heb je zelf problemen met een debiteur die niet betaalt? Lees hier een andere blog over de incassoprocedure.

Via Firm24 kun je eenvoudig een incasso procedure starten. Doe de aanvraag hier.