De jaarlijkse aandeelhoudersvergadering; hoe werkt het?

De agenda 

Zoals bij iedere vergadering het geval is moet er ook van de aandeelhoudersvergadering een agenda worden gemaakt. Hierin moeten een aantal dingen standaard worden opgenomen, namelijk: 

• Of er bestuursleden moeten worden benoemd of juist worden ontslagen
• Het opstellen van de jaarrekening
• De bepaling van het dividend (de winstuitkering aan de aandeelhouders)
• Statutenwijzigingen. Wil je hier meer over weten? Klik dan hier. 

Alleen de statutenwijzigingen moeten worden vastgelegd door de notaris. 

De verplichtingen

Om een BV zo goed en eerlijk mogelijk te laten functioneren zijn er veel (soms wel heel veel) regeltjes opgesteld. Ook de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering is aan verplichtingen onderhevig. Om te voorkomen dat jij als ondernemer door de bomen het bos niet meer ziet hebben we voor jou alles op een rijtje gezet: 

• De aandeelhoudersvergadering moet minimaal één keer per jaar plaatsvinden. 
• De uitnodiging voor de aandeelhoudersvergadering moet naar het adres gestuurd worden van alle aandeelhouders. In deze uitnodiging moet staan: naam, woonplaats, functie en hoeveel aandelen de aandeelhouders bezit. Ook de agendapunten moeten in deze uitnodiging worden genoemd. 
• Ook het bestuur en de raad van commissarissen moet worden opgeroepen. Zij hebben immers ook een stem in de aandeelhoudersvergadering. 
• De aandeelhoudersvergadering moet altijd op dezelfde locatie plaatsvinden.
• De aandeelhoudersvergadering mag ook schriftelijk worden gehouden. 
• De aandeelhoudersvergadering mag het bestuur niet dwingen om keuzes te maken. Wel mag de aandeelhoudersvergadering het bestuur instructies of advies geven. 

Aandeelhouder in je uppie

Niet iedere onderneming heeft genoeg aandeelhouders om een aandeelhoudersvergadering te houden. Soms ben je namelijk de enige aandeelhouder van je BV en ben je dus 100% aandeelhouder. Toch is het, hoe gek het ook klinkt, ook dan verplicht om een jaarlijkse aandeelhoudersvergadering te houden. Die vindt dan niet plaats in de vorm van een vergadering maar kun je houden door de jaarrekening te ondertekenen. Natuurlijk hoef je dan niet jezelf een uitnodiging te sturen. Ook kun je meteen besluiten nemen, hoewel je die officieel als directeur altijd moet voorleggen aan de aandeelhouder. Aangezien je beide functies vervult hoef je natuurlijk niet te wachten op een akkoord. 

De aandeelhoudersvergadering bij meerdere aandeelhouders 

Wanneer je onderneming wel meerdere aandeelhouders bevat wordt er samen overlegd wanneer de aandeelhoudersvergadering gehouden zal worden. Zijn alle aandeelhouders toevallig bij elkaar, dan mag er ook dan een vergadering worden gehouden. In zo’n geval hoeven er natuurlijk niet eerst uitnodigingen verstuurd te worden en hoeven er ook geen agendapunten op tafel te komen. Daarnaast komt het ook wel eens voor dat een onderneming zo groot is dat alle werknemers elkaar niet eens goed kennen. Dan is het lastiger om een spontane aandeelhoudersvergadering te houden of om tot een gezamenlijk moment te komen. Omdat het dan allemaal wat officieel wordt moeten de aandeelhouders een verzoek indienen bij het bestuur om een aandeelhoudersvergadering te houden. 

Regel nu jouw aandeelhoudersvergadering en notulen!  

Wil je graag al jouw vragen beantwoord krijgen in een adviesgesprek of een offerte aanvragen? Plan dan een intakegesprek via deze pagina. De specialist neemt binnen 48 uur contact met je op.